Tajniki Pracy Wedding Plannera część I

Tajnik nr 1

Cześć Zakochańce 💙

Wiele czasu poświęcam na penetrowanie grup ślubnych. Jest to największa skarbnica wiedzy o Waszych potrzebach, wahaniach, niepewności, a także wspaniałych pomysłach. Trafiam również na posty dotyczące współpracy z Wedding Plannerem. Bardzo dużo Panien Młodych (w szczególności) uważa zatrudnienie 𝓚𝓸𝓷𝓼𝓾𝓵𝓽𝓪𝓷𝓽𝓪 𝓢́𝓵𝓾𝓫𝓷𝓮𝓰𝓸 za zbędny wydatek. Mają obawy, że odbieramy radość z planowania, wtrącamy się i narzucamy swoje zdanie.

Nic bardziej mylnego moi Drodzy. Tym oto artykułem pragnę zapoznać Was z tajnikami tego niesamowitego zawodu 💜

Na początek podstawowa kwestia przy organizacji ślubu i wesela, czyli
𝑹𝒆𝒌𝒐𝒎𝒆𝒏𝒅𝒂𝒄𝒋𝒂 𝒑𝒐𝒅𝒘𝒚𝒌𝒐𝒏𝒂𝒘𝒄𝒐́𝒘.

Jest to wbrew pozorom bardzo odpowiedzialna rzecz. Wyobraźcie sobie, że dostajecie 145 ofert fotografów. Każdą z nich trzeba przeczytać, obejrzeć portfolio, najlepiej się z nim/nią spotkać, poczuć chemię… Weźcie też pod uwagę, że co 8 oferta jest bardzo podobna, cenowo i wizerunkowo. Przy 15 ofercie możecie już mieć tego dość 😉

Konsultant ślubny to ekspert w swojej branży, a co za tym idzie, zna oferty i sposób pracy usługodawców. Skąd? Zanim otworzyłam agencję ślubną dokładnie spenetrowałam rynek województwa 𝗪𝗮𝗿𝗺𝗶𝗻́𝘀𝗸𝗼-𝗠𝗮𝘇𝘂𝗿𝘀𝗸𝗶𝗲𝗴𝗼. Dodatkowo posiadam 𝘄𝗶𝗲𝗹𝗼𝗹𝗲𝘁𝗻𝗶𝗲 doświadczenie w pracy logistycznej oraz eventowej, dlatego wiedziałam, od czego oraz od kogo zacząć.

Co za tym idzie wiem:
💙który fotograf zrobi zdjęcia według oczekiwania Pary Młodej,
💙który zespół porwie gości do tańca,
💙kto zrobi najsmaczniejszy tort,
💙jakie obiekty spełniają kryteria na organizacje wesela, które przedstawia mi Młoda Para,
💙który salon podoła wykonaniu sukni ślubnej w 1,5 dnia (kojarzycie akcję? 😉).

Co najważniejsze – 𝒛𝒂 𝒌𝒂𝒛̇𝒅𝒆𝒈𝒐 𝒛𝒂𝒓𝒆𝒌𝒐𝒎𝒆𝒏𝒅𝒐𝒘𝒂𝒏𝒆𝒈𝒐 𝒑𝒐𝒅𝒘𝒚𝒌𝒐𝒏𝒂𝒘𝒄𝒆̨ 𝒐𝒅𝒑𝒐𝒘𝒊𝒂𝒅𝒂 𝒘ł𝒂𝒔́𝒏𝒊𝒆 𝑲𝒐𝒏𝒔𝒖𝒍𝒕𝒂𝒏𝒕 𝒔́𝒍𝒖𝒃𝒏𝒚.

Rekomendacja to nie wszystko. Jeśli decydujecie się na usługę wyboru podwykonawców możecie być pewni, że to Konsultant wynajdzie tych najlepszych, zarezerwuje wstępnie termin, który następnie potwierdzi po Waszym wyborze, a reszta otrzyma informację o zwolnieniu terminu.

Następnie zadba o umowę, przypomni Wam o zaliczkach i kolejnych transzach.
Do czasu wesela jest z nimi w stałym kontakcie, wysyła stworzony wspólnie z Wami scenariusz Waszego dnia, a w dniu ślubu kontaktuje się z nimi i pilnuje aby każdy był tam, gdzie trzeba oraz gotowi o ustalonej godzinie.

Na koniec rozliczy, lub przypomni Wam o rozliczeniu 🙂

Wybór usługodawców jest jednym z najważniejszych elementów organizacji ślubu, dlatego też warto zastanowić się co najmniej nad konsultacją z osobą doświadczoną, która doradzi i podpowie.

Tajnik nr 2

𝑹𝒆𝒌𝒐𝒎𝒆𝒏𝒅𝒂𝒄𝒋𝒆̨ 𝒎𝒊𝒆𝒋𝒔𝒄𝒂 𝒏𝒂 𝒑𝒓𝒛𝒚𝒋𝒆̨𝒄𝒊𝒆 𝒘𝒆𝒔𝒆𝒍𝒏𝒆 – kolejny tajnik mojej pracy.

Nie bez powodu piszę o miejscu, a nie o obiekcie, ponieważ Wasze wesela nie zawsze odbywają się np. w hotelach. Często są to agroturystki, plenery typu plaże, polany leśne itp. miejsca.
Ja, jako konsultantka ślubna, wyszukuję miejsca zgodnego z Waszymi marzeniami oraz oczekiwaniami.

W pierwszej kolejności ważne przy wyszukaniu miejsca na przyjęcie weselnego jest… znajomość tych miejsc! Wedding planner zna plusy i minusy każdego rodzaju obiektu czy też pleneru 😎
Moim konikiem w branży weselnej jest Warmia i Mazury. Poruszam się bardzo swobodnie w znajomości obiektów oraz plenerów. Śmiało mogę powiedzieć, że znam większość popularnych (oraz mniej popularnych) miejsc na Wasze wesele. Posiadam ich oferty, a co więcej, byłam tam co najmniej raz aby wiedzieć, co mogę Wam zaproponować.

➡️Wybierając usługę 𝒓𝒆𝒌𝒐𝒎𝒆𝒏𝒅𝒂𝒄𝒋𝒊 𝒎𝒊𝒆𝒋𝒔𝒄𝒂 𝒏𝒂 𝒑𝒓𝒛𝒚𝒋𝒆̨𝒄𝒊𝒆 𝒘𝒆𝒔𝒆𝒍𝒏𝒆 możecie mieć pewność, że nie polecę Wam miejsca, którego wcześniej sama nie odwiedziłam ⬅️

Kolejna rzecz to, jak wspomniałam, znajomość oferty proponowanych obiektów lub plenerów. Oferta to nie tylko rodzaje i ceny menu.
To także wiedza na temat:
✔️cen za wszystkie dodatkowe usługi,
✔️infrastruktury technicznej sali oraz pleneru (np. wymiary sali, wielkość pleneru, dostęp do prądu, catering, transport, toalety, światło, możliwość stawiania namiotu, wyposażenie obiektu itp.),
✔️wyglądu i komfortu pokojów (jeśli decydujecie się na noclegi) i łazienek,
✔️serwisów posiłków i możliwości ustawienia sali,
✔️obsługi, czyli ile osób obsługuje Wasze przyjęcie i czy jest wyznaczona osoba do nadzoru pracy obsługi,
✔️czy obiekt posiada swoich podwykonawców i korzysta tylko z ich pomocy (np. candy bar, dekoratorzy, DJ-e itp.),

Każdy z tych podpunktów można rozwinąć o dodatkowe 5-10 kwestii. Teraz wyobraźcie sobie poszukiwania sali, dojazdu do co najmniej 4 obiektów i zadania minimum ok. 30-40 pytań do managera obiektu. Nie wspomnę o poszukiwaniu pleneru i załatwianiu wszelkich formalności 🙃😱

Jakkolwiek brzmi to wszystko złowieszczo, osobiście uwielbiam wyszukiwać dla Was miejsc na przyjęcie weselne. A jeszcze większą radość sprawiają mi późniejsze odwiedziny w wybranych lokalizacjach razem z Wami i błysk w Waszych oczach. Najlepszym momentem na koniec jest pierwsze zdanie w Waszych mailach:

💖„Hej Aga
wybraliśmy… „💖

A Wy? Wybierzecie moją pomoc? 🥰

Jeśli TAK, zapraszam do popełnienia maila 🥰

Tajnik nr 3

 

Na dobry początek podzielę się z Wami jedną z wypowiedzi, jaką często słyszałam od Taty:

„No to najpierw trzeba ustalić marszrutę…” 💜💜💜

Postanowiłam poruszyć kwestię bardzo mi bliską, towarzyszącą mi w pracy przez 100% dnia, a którą przekazano mi na 1000% w DNA 🥰

𝐋𝐎𝐆𝐈𝐒𝐓𝐘𝐊𝐀 Moi Drodzy.

Jest to moim zdaniem jedna z koniecznych umiejętności w pracy Konsultanta ślubnego. Dlaczego?

Przygotowania do ślubu to ciągłe planowanie, począwszy od wyboru lokalu i podwykonawców, a skończywszy na tworzeniu scenariusza dnia ślubu i wesela.

Moje Pary Młode w pierwszej kolejności dostają ode mnie harmonogram przygotowań, opracowany indywidualnie pod nich, z wyznaczeniem miesięcy, tygodni i dni na konkretne działania. To bardzo upraszcza sprawę podczas załatwiania czasem kilkunastu kwestii na raz (szczególnie w ostatnich tygodniach przygotowań).

📝Nie wyobrażam sobie pracy bez ułożonego planu (z pewnością dlatego, że mam ponad 8 letnie doświadczenie w pracy logistycznej)📝

A co po ułożeniu harmonogramu? 🤫
Jakie wyzwania logistyczne czyhają podczas przygotowań?😱

Oto niektóre z nich:

✒️obiekt lub namiot (w przypadku pleneru), musi 𝐏𝐎𝐌𝐈𝐄𝐒́𝐂𝐈𝐂́ 𝐙𝐀Ł𝐎Ż𝐎𝐍𝐀̨ 𝐋𝐈𝐂𝐙𝐁𝐄̨ 𝐆𝐎𝐒́𝐂𝐈, a w wypadku noclegu mieć odpowiednią 𝐈𝐋𝐎𝐒́𝐂́ Ł𝐎́Ż𝐄𝐊 (jeśli nie ma nadchodzą poszukiwania dodatkowych miejsc noclegowych),
✒️skąd pochodzą 𝐏𝐎𝐃𝐖𝐘𝐊𝐎𝐍𝐀𝐖𝐂𝐘, czy potrzebują noclegu, jakie powinni mieć warunki do pracy, zapewnienie im posiłku, prądu, być może pokoju do odświeżenia się przed pracą,
✒️w obiekcie wchodzi w grę mój stały 𝐊𝐎𝐍𝐓𝐀𝐊𝐓 z 𝐌𝐀𝐍𝐀𝐆𝐄𝐑𝐄𝐌 𝐒𝐀𝐋𝐈.
Jest to osoba, która zarządza przygotowaniami w Waszym lokalu. Dba o odpowiednią ilość obsługi, o przygotowanie menu, alkoholu, ustawienie i nakrycie stołów itp.
Nie jest to jednocześnie osoba, która będzie pilnowała fryzjera, dekoratorów czy odbierze ciocię z lotniska.
I wtedy wchodzę ❤️𝐉𝐀❤️, która cały czas czuwa nad wszelkimi ustaleniami i jest łącznikiem między Wami, a obiektem, m.in. aktualizuję listę gości, wysyłam informację odnośnie diet, wiem kto, gdzie siedzi i na co zwrócić szczególną uwagę,
✒️cały czas pilnuję wszelkich 𝐓𝐄𝐑𝐌𝐈𝐍𝐎́𝐖. Może to być zamówienie papeterii, przesłanie ostatecznej listy gości, wpłaty zaliczek, podpisania umów. Możecie leżeć i pachnieć, a ja Wam przypominam o wszystkim 😎
✒️tworzę 𝐒𝐂𝐄𝐍𝐀𝐑𝐈𝐔𝐒𝐙 𝐃𝐍𝐈𝐀 𝐒́𝐋𝐔𝐁𝐔 𝐈 𝐖𝐄𝐒𝐄𝐋𝐀, a także 𝐊𝐎𝐎𝐑𝐃𝐘𝐍𝐔𝐉𝐄̨ Wasz dzień i jest to usługa, którą po prostu ubóstwiam. Mój scenariusz ma co najmniej 3-4 strony. Zawiera on rozpiskę godzinową od pobudki do ostatniego gościa, rozpiskę wszystkich podwykonawców, pełen opis każdego kroku przygotowań, oraz milion planów zastępczych w razie: dodatkowego gościa, deszczu, upału, ataku paniki, fochów (gorsze od deszczu), braku prądu i wielu innych sytuacji. W czasie koordynacji odhaczam punkt po punkcie co jest wykonane i reaguję na bieżąco, podczas gdy 𝐖𝐘 i 𝐖𝐀𝐒𝐈 bliscy celebrujecie tylko te radosne chwile przygotowań.

A ponad to:
❤️pomagam przenieść kwiaty,
❤️poprawiam tren,
❤️podpalam świeczki,
❤️wiążę krawaty,
❤️ceruję sukienkę, gdy się rozerwie,
❤️przytrzymam dziecko na rękach kiedy wszyscy klaszczą,
❤️… i wciąż pilnuję scenariusza 😍

Jednym słowem…jestem zawsze obok podczas wielu miesięcy lub tygodni przygotowań, ale zawsze krok przed Wami w tym wyjątkowym dniu i nie pozwalam na jakiekolwiek potknięcia…

Wszystkie powyższe sytuacje są opisane na podstawie moich realizacji 🙃

Ściskam Was gorąco🥰
Wasza Aga😘

Cyk. Kilka z prywatnych kolekcji, a także Adam Radek FotografFlash Moments Photography oraz LittleChange&Foto 

Tajnik nr 4

 

UWAGA! Czytacie na własną odpowiedzialność 😎

Zacznę od pytania, na które odpowiedź ZAWSZE sprawia trudność:

𝐉𝐚𝐤𝐢 𝐛𝐮𝐝𝐳̇𝐞𝐭 𝐳𝐚𝐩𝐥𝐚𝐧𝐨𝐰𝐚𝐥𝐢𝐬́𝐜𝐢𝐞 𝐧𝐚 𝐨𝐫𝐠𝐚𝐧𝐢𝐳𝐚𝐜𝐣𝐞̨ 𝐬́𝐥𝐮𝐛𝐮 𝐢 𝐰𝐞𝐬𝐞𝐥𝐚? 😨

Rzadko kiedy Młoda Para potrafi powiedzieć od razu, ile planują przeznaczyć pieniędzy na ich wielki dzień. Padają pytania na grupach: ile za talerz, ile za suknię, ile za podziękowania dla gości, ile za noclegi itp. Niestety bywa tak, że nie bierze się pod uwagę lokalizacji, rodzaju obiektu, typu sukni itp.
I tu może pojawić się przerażenie o braku funduszy.

Kolejna kwestia to kto opłaca ślub i wesele:
👸🤵Tylko Młoda Para,
👩🧔Rodzice, zarówno Panny Młodej, jak i Pana Młodego,
👸🤵🧔👩Koszty dzielone są po równo lub konkretnie określone kto, za co płaci.

Zdarza się, że są to kwoty nonszalancko rzucone i w danej kwocie trzeba się zmieścić, lub za tę kwotę możecie szaleć.
W ten sposób często rezygnuje się z wymarzonych rzeczy lub wydaje pewne kwoty w sposób nieprzemyślany.

Moje zadanie, jako Wedding Plannera, jest 𝐭𝐫𝐳𝐲𝐦𝐚𝐧𝐢𝐞 𝐖𝐚𝐬𝐳𝐞𝐠𝐨 𝐛𝐮𝐝𝐳̇𝐞𝐭𝐮 𝐰 𝐫𝐲𝐳𝐚𝐜𝐡.

Co to oznacza?
☝️W pierwszej kolejności przedstawiam Wam szacunkowe koszty organizacji ślubu i wesela, w tym zestawienie porównawcze ofert obiektów (ewentualnie pleneru). Zestawienie takie zawiera w sobie koszty wszystkich elementów (prócz abstrakcyjnych np. podziękowań lub atrakcji),
✌️Następnie wspólnie określamy przedziały cenowe stałych elementów, takich jak suknia ślubna, fotograf, zespół/DJ itp.i dodajemy do tego kalkulację wybranego obiektu (w tym poprawiny i noclegi). W ten sposób powstaje indywidualnie stworzona kalkulacja Waszego ślubu i wesela. Jest ona opracowana na podstawie Waszych oczekiwań oraz możliwości finansowych,
🤟 Od tego momentu na bieżąco notuję każdy wydatek (tak tak KAŻDY! Nie ma kupowania po kryjomu 😅), a także pilnuję naszego celu, czyli zmieszczenia się w budżecie 🙂

Nie ukrywam, że jest to jedno z trudniejszych zadań w mojej pracy.
Wszak budżet jest to jeden z najważniejszych elementów w całej organizacji. Wiadomo nie od dziś, że finanse potrafią popsuć humor niejednej osobie, ale jeżeli trzymamy je pod kontrolą, planowanie przebiega w zupełnie innej atmosferze. Zgodzicie się? 🙃

Jeśli wiecie, ile przeznaczycie na ślub i wesele chwała Wam 👌
Jeśli natomiast nie macie zielonego pojęcia jak się zabrać za Wasze ślubne finanse nie martwcie się, jestem Ja i zawsze chętnie Wam pomogę 💜🤜🤛

Życzę Wam spokojnego dnia i jak zwykle ściskam gorąco🥰
Wasza Aga😘

 

PS. Zapraszam do przeczytania II części wpisu – tu